Qué documentos pedir a un autónomo nuevo para darlo de alta

Cuando un autónomo nuevo llega a tu despacho, el alta se atasca casi siempre por lo mismo: falta un dato o un documento y el trámite se queda a medias. Tener clara la lista de lo que pedirle desde el principio evita ese ida y vuelta. Esto es lo que conviene reunir.

Documentos identificativos y datos personales

• DNI o NIE en vigor
• Número de afiliación a la Seguridad Social, si ya lo tiene
• Cuenta bancaria (IBAN) para las domiciliaciones de cuotas e impuestos
• Domicilio fiscal y dirección donde ejercerá la actividad
• Teléfono y email de contacto

Información sobre la actividad

• Descripción de la actividad que va a desarrollar
• Fecha prevista de inicio
• Dónde la ejercerá: local, domicilio o de forma online
• Si va a contratar trabajadores desde el principio
• Epígrafe del IAE, si lo conoce (si no, lo determinas tú a partir de la actividad)

Decisiones que afectan al alta en Hacienda y en la Seguridad Social

El alta de un autónomo son en realidad dos trámites: el censal en Hacienda (modelo 036 o 037) y el alta en el RETA en la Seguridad Social. Algunas decisiones del cliente condicionan ambos, así que conviene confirmarlas antes de presentar nada.

• Régimen de IRPF: estimación directa u objetiva (módulos), cuando proceda
• Sujeción o no a IVA según la actividad
• Base de cotización elegida en el RETA
• Si le corresponde la tarifa plana de cuota reducida

Pídelo todo de una vez, no a goteo

El error habitual es pedir los documentos según van haciendo falta: primero el DNI, luego el IBAN, después la descripción de la actividad… y cada hueco son días de retraso. Es más rápido enviar una única solicitud con toda la lista y dejar que el cliente la complete de golpe. Justo para eso sirve apoyarse en un software para recopilar la documentación de tus clientes en lugar de ir reclamando por correo.

Con la lista enviada como una sola solicitud, el cliente sube lo que le pides desde un enlace sin registrarse y el sistema le recuerda lo que falta hasta completarlo. Es el mismo enfoque que explicamos en cómo dejar de perseguir documentos por email: el alta sale antes y sin perseguir a nadie.